Il gestionale delle ore per le imprese che mandano i tecnici fuori sede
Impianti, automazione, manutenzione. I vostri tecnici registrano dal telefono le ore, la trasferta e i materiali appena finito l'intervento. In segreteria le ore arrivano già divise per cliente, per commessa e per persona: nessuno le ricopia più.
Si apre WhatsApp con il messaggio già scritto: dovete solo premere invio. Vi mostriamo il gestionale con dati di esempio, in videochiamata o in azienda; non dovete preparare niente e non dovete decidere niente quel giorno.
Nessuno perde le ore apposta.
A fine mese qualcuno in ufficio rimette insieme quello che tutti gli altri hanno fatto nelle quattro settimane precedenti, e chiede in giro quando i conti non tornano.
Le ore che non arrivano mai in fattura
Un intervento lo scrive il tecnico, un altro lo racconta al telefono, uno se lo dimentica. La differenza tra le ore lavorate e quelle fatturate a fine mese non la sa nessuno, e nessuno può più recuperarla.
Lo stesso numero, scritto tre volte
Chi ha lavorato lo segna, chi controlla lo ricontrolla, chi fattura lo ricopia. Tre passaggi per un numero solo, e a ogni passaggio può cambiare senza che nessuno se ne accorga.
Il rimborso trasferta rifatto a mano
Chilometri, diaria, pernottamento, spese: regole che cambiano da cliente a cliente e che qualcuno in ufficio ricalcola ogni volta, sperando di ricordarsele tutte.
Chi fa cosa, e cosa cambia per ognuno
Le ore le scrive una persona sola, una volta sola: quella che ha fatto il lavoro. Tutti gli altri leggono.
Il tecnico
appena finito l'intervento
Apre il telefono e registra la giornata: cliente, ore, se era in trasferta, i materiali usati. Non deve ricordarsi niente fino a venerdì, e non compila caselle che con il vostro lavoro non c'entrano.
La segreteria
il giorno stesso
Non ricopia più niente. Trova le ore già divise per cliente, per commessa e per persona, e tira fuori il riepilogo del mese in PDF da mandare o in Excel da passare al commercialista.
Il titolare e i responsabili
quando vogliono
Vedono la settimana di tutta la squadra senza chiedere in giro, approvano le ferie e controllano quanto ha assorbito una commessa mentre è ancora aperta, non dopo.
Cosa ci trovate dentro
La giornata di lavoro
Anche più clienti nello stesso giorno, ognuno con le sue ore e la sua descrizione. Chilometri, diaria e ore di viaggio si dividono tra i clienti in proporzione alle ore, così una trasferta con tre fermate non va spartita a mano.
Trasferte e rimborsi
Chilometri alla tariffa ACI, diaria, pernottamento, diritto di chiamata, spese extra. Ogni voce si può tenere o togliere: chi compila vede solo quelle che applicate voi, e la schermata resta corta.
Clienti e commesse
Ogni cliente ha la sua tariffa oraria, i suoi referenti e le sue tipologie di lavoro. Le ore si attribuiscono a una commessa, e il consuntivo si vede mentre il lavoro è ancora aperto.
Materiali e magazzino
Il catalogo degli articoli con lo storico dei prezzi di acquisto, e i materiali che il tecnico ha usato segnati sulla giornata con la quantità: a fine commessa si sa cosa è uscito.
Ferie e assenze
Richiesta, approvazione, residuo. Contate a ore e solo sui giorni lavorativi: weekend e festività non le mangiano, e nessuno deve tenere il conto a parte.
Riepiloghi ed export
Per cliente, per persona, per tipologia, per periodo. In PDF da mandare e in Excel da passare al commercialista, senza rimettere insieme niente a mano.
Non c'è nessuna app da installare. Il tecnico apre il browser del telefono ed entra con il suo nome utente; in ufficio si guardano gli stessi dati dal computer. Niente store, niente aggiornamenti da fare, niente telefoni aziendali da comprare.
Un gestionale generico è fatto per tutti. Questo è fatto per voi.
Ogni impresa che lavora fuori sede ha le sue regole: chi paga la diaria e chi no, chi conta le ore di viaggio, chi sul rapportino scrive la matricola della macchina e chi il numero di schema. In un programma standard o esiste già la casella giusta, o finisce tutto dentro le note.
Qui il gestionale ve lo consegniamo già impostato sul vostro modo di lavorare: lo configuriamo noi prima, insieme a voi, e voi non dovete toccare nessuna impostazione. Il tecnico si trova davanti soltanto le voci che riguardano il vostro lavoro, e una schermata corta si compila davvero.
- Decidiamo insieme quali voci il tecnico deve compilare e quali no
- Le tipologie di lavoro sono quelle che usate già, non un elenco preconfezionato
- Le regole su trasferte e rimborsi si impostano come le applicate voi
- Clienti, tipologie e persone li carichiamo noi: voi non ricopiate niente
Come si parte
Il lavoro di preparazione lo facciamo noi. A voi resta la mezz'ora dell'inizio e la giornata di formazione alla fine.
- 1
Mezz'ora insieme
In videochiamata o in azienda, con chi decide e con chi dovrà usarlo. Guardiamo come segnate le ore adesso e dove si perde tempo. Se il gestionale non vi serve, ve lo diciamo lì.
- 2
Lo prepariamo noi
Carichiamo noi clienti, tipologie di lavoro e persone dai file che avete già, e impostiamo le vostre regole su trasferte e rimborsi. Voi intanto continuate a lavorare come sempre.
- 3
Una giornata in sede, poi si parte
Veniamo da voi e lo insegniamo a chi compila e a chi controlla, sui vostri dati veri. Dal giorno dopo le ore si segnano così, e le domande le fate a noi.
Le domande che ci fanno sempre
- I dati che abbiamo già li dobbiamo ricopiare?
- No. Clienti, tipologie di lavoro e persone li carichiamo noi dai file che ci passate, prima della consegna. Il primo giorno il gestionale è già pieno dei vostri dati.
- I nostri tecnici ci riescono?
- La giornata è una schermata sola, e le voci che non vi riguardano non ci sono: chi compila vede meno caselle di quante ne troverebbe su un foglio. La formazione in sede è compresa, e serve proprio a chi non è pratico di computer.
- Funziona anche in cantiere, senza campo?
- Serve la connessione del telefono: il gestionale si apre dal browser e i dati vanno subito in ufficio. Dove il campo non c'è, il tecnico registra la giornata appena torna in zona coperta.
- Chi vede i dati degli altri?
- Lo decidete voi, persona per persona: c'è chi compila soltanto le proprie ore, chi vede tutta la squadra e chi entra solo nella parte di segreteria. Una stessa persona può avere più ruoli insieme.
- Se ci serve una modifica, a chi la chiediamo?
- A Simone, direttamente sul telefono che trovate qui sotto: non c'è un centralino e non c'è un modulo di assistenza da compilare. Cosa rientra nel canone e cosa si preventiva a parte lo mettiamo per iscritto prima di partire, così non ci sono sorprese da nessuna delle due parti.
Quante ore avete lavorato il mese scorso, e quante ne avete fatturate?
Se per rispondere dovete aprire tre file diversi, vale la mezz'ora.
Il prezzo si compone di una configurazione iniziale una tantum e di un canone: quanto fa dipende da quante persone lo useranno e da quanto va adattato al vostro modo di lavorare. Ve lo diciamo in demo, senza impegno.
Se preferite il telefono, risponde Simone: 371 429 8754. Oppure scrivete a glingani.simone7@gmail.com